30% effizienteres Arbeiten mit der deskOne Capturing Lösung

Automatisiertes und intelligentes Lesen und Archivieren von Rechnungen

Ein Gespräch mit Herrn Tiziano Ioanna, Geschäftsleitung und Dipl. Immobilien-Treuhänder der Knüsel Treuhand Immobilien AG, über den Einsatz von deskOne in Kombination mit dem Capturing Modul für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Gefestigte Zusammenarbeit mit ABF

Bereits vor rund 4 Jahren begann die Zusammenarbeit zwischen KTHI und der ABF Informatik AG (ABF), ausgehend ursprünglich vom geplanten Gebäudebau am KTHI Firmenstandort Rotkreuz. Im Zuge des Neubaus und somit neuen Büroräumlichkeiten kreisten die Gedanken der Geschäftsleitung um einen neuen IT-Setup. Die entscheidende Frage war, ob KTHI bei eigenen Servern bleiben wollte, oder ob der Wechsel auf eine Cloudlösung in Frage kam. In diesem Sinne suchte KTHI einen neuen IT-Partner.
Herr Ioanna erinnert sich nicht mehr, wie genau er auf ABF stiess, welche ihm 2017 zwei Offerten präsentierte – eine für eigene Server und eine für eine Cloudlösung.
Der Entscheid fiel folglich für ABF und eigene Server, während diese inkl. Backup bei KTHI inhouse stationiert sind, geschieht die 100%ige Betreuung sowie ein zweites Backup extern durch ABF.
„Dass KHTI bei ABF einen zentralen Ansprechpartner für alle Fragen hatte, die schnelle Reaktionszeiten und das mitgebrachte Knowhow zeigte die Expertise der ABF“, so der Immobilien-Treuhänder. Die physische Nähe durch den Standort von ABF in Cham war ein zusätzliches Plus. Das positive Verhältnis zu den ABF-Mitarbeitern mit dem persönlichen Kontakt wird von KTHI besonders geschätzt.

Wie deskOne in die Immobilienbranche kam

Ohne gewährleistete Datensicherheit für den Austausch von Dokumenten wuchs die Notwendigkeit nach einer Lösung für den einfachen und schnellen Kommunikationsaustausch. Es sollte eine Plattform zur Verfügung gestellt werden, welche den Kunden jederzeit Zugriff auf Ihren neusten Datenstand ermöglicht. Mit dem Wunsch nach einer effizienteren Bewirtschaftung von Mietliegenschaften führten dann diese Umstände zum Jahresende 2018 zur Suche nach einer neuen Lösung.
Der jährliche administrative Aufwand in der Immobilienbewirtschaftung hat in den letzten 15 Jahren mit der steigenden Komplexität erheblich zugenommen. Die administrativen Leistungen müssen durch die Pauschalhonoraren gedeckt werden. So stellte sich die Frage, wie man die zusätzlich aufzuwendende Zeit für Administration wieder zurückgewinnen könnte, berichtet Herr Ioanna. Die Geschäftsleitung der KTHI setzte sich somit zum Ziel, den administrativen Aufwand in der Immobilienbuchhaltung zu minimieren und die damit gesparten Ressourcen anders einzusetzen.
KTHI hatte bereits seit Jahren die Bewirtschaftungssoftware für Immobilien Rimo R5 im Einsatz. Es fehlte aber eine Capturing-Software als Schnittstelle zu Rimo, um Rechnungsinformationen direkt in die Branchensoftware einspeisen zu können. Der Branchensoftwareanbieter von Rimo, W&W Immo Informatik AG empfahl den Referenzkontakt eines Immobilienverwalters, welcher eine Capturing-Lösung bei sich bereits aktiv im Einsatz hatte.
So kam ein Treffen zwischen KTHI, dem Referenzkontakt Immobilienverwalter und ABF – als bestehender IT-Partner von KTHI – im Januar 2019 zustande. Der Verkaufsleiter ABF sowie der IT-Leiter ABF sahen sich die Lösung an und schlugen nach dem Treffen vor, dasselbe Szenario mit einer Schnittstelle von Rimo R5 zu deskOne abzubilden. deskOne ist die modulare Standardsoftware von ABF für den digitalen Arbeitsplatz von KMUs. Das Projekt war geboren, Herr Benno Allenspach, Leiter Immobilien Buchhaltung bei KTHI übernahm seitens KTHI die Rolle des Projektleiters. Diese Schlüsselrolle ist in einem solchen Projekt unabdingbar.

deskOne mit Capturing Modul – ein wahrer Erfolg

Bei KTHI findet deskOne den Einsatz als Kundenportal, die Digitalisierung sämtlicher Kundenunterlagen und den Kreditorenrechnungsimport mit automatisierter Weiterverarbeitung im Buchhaltungssystem und abschliessender Archivierung. Die Kreditorenrechnungen werden durch maschinelles Einlesen und den zusätzlichen Einsatz von künstlicher Intelligenz digitalisiert. Die finale Verifizierung erfolgt durch manuelle Bestätigung. Dieser Prozess führt zu einer massiven Reduktion von Fehlern. Die gewünschten Eingabefelder für das Capturing – d.h. welche Werte genau eingelesen werden sollten – konnte KTHI zusammen mit ABF individuellen definieren.
Im Anschluss einer intensiven Projektarbeit kam es am 01.07. 2020 zum Go-Live. Nach der Schulung durch den Produktmanager von deskOne waren die KTHI-Mitarbeiter schnell in der Lage die Software richtig anzuwenden.
Den Nutzen durch deskOne inkl. Capturing Modul benennt Herr Ioanna ganz klar: „Wir bieten unseren Kunden einen sicheren Datentransfer und können im Bereich der Administration viel effizienter arbeiten“. Auch seine Mitarbeiter sind mit der Lösung sehr zufrieden und finden die Anwendung „cool“. Bei einem Erhalt von 100-200 Papierrechnungen pro Tag spart die deskOne-Capturing-Lösung enorm viel Zeit bei KTHI. Durch die automatische Digitalisierung der Rechnungen können die Mitarbeiter schneller und effizienter arbeiten. Herr Ioanna geht von einer Ressourceneinsparung von 20 – 30% durch den Einsatz von One mit Capturing Modul aus. Diese eingesparten Ressourcen kann KTHI anderweitig einsetzen. Zu betonen ist, dass gerade momentan während der schwierigen Zeit durch Covid-19 die digitale Plattform deskOne vieles enorm erleichtert und das Arbeiten im Homeoffice problemlos ermöglicht.

Ein Blick in die Zukunft

In der nahen Zukunft wünscht sich Herr Ioanna weitere Abläufe noch einfacher zu gestalten, so in der Kommunikation mit den Mietern und Stockwerkeigentümern. Zurzeit ist in Zusammenarbeit mit ABF eine Lösung für den schnellen und direkten Informationsaustausch zwischen den Mietern, Stockwerkeigentümern und Eigentümern einer Liegenschaft geplant.