Moderne und effiziente Gesuchabwicklung für Förderstiftungen

Moderne und effiziente Gesuchabwicklung für Förderstiftungen

Ein Gespräch mit Dr. Marion Bétizeau, Senior Scientific Officer der Velux Stiftung, über den Einsatz von deskOne in Kombination mit einem individualisierten Portal für die effiziente Abwicklung von Gesuchen.

Wie deskOne zur Velux Stiftung kam

Für die Vergabe von Forschungsgeldern können sich interessierte Forschende über das Webportal der Velux Stiftung powered by ABF bewerben. Die eingehenden Gesuche kommen von Forschenden weltweit und werden durch einen Evaluationsprozess mit externer Begutachtung bewertet. Diese externen Gutachten können ebenfalls über das deskOne Portal eingereicht werden – dies spart mehrere manuelle Schritte und damit wertvolle Zeit. Um schneller eine passende Fachperson zur Begutachtung der Gesuche zu finden, wird ein Reviewer-Pool von relevanten Fachpersonen mit einem Schlagwörter-Match-Making genutzt.
Bevor die Velux Stiftung das Webportal nutzte, war die Access Datenbank Gesuad für die Adressadministration und die Datensammlung der Gesuche im Einsatz. Damals ging ein Gesuch über den Postweg oder per Email ein und die manuelle Eingabe aller Gesuchsdaten in Gesuad, welches bei vielen Stiftungen verbreitet ist, dauerte rund zwei Wochen.
Die Aussicht auf den enormen Effizienzgewinn beim Gesucheingabeprozess bewegte die Velux Stiftung bereits anfangs 2018 dazu, sich nach einer anderen Lösung umzuschauen. Forschende sollten sich über ein online-Portal anmelden und sämtliche Eingaben zum Gesuch direkt eigenständig erfassen können.
Der Wunsch nach einer Lösung, welche nebst einem vollumfänglichem Adressmanagement auch Dokumente versionieren und verwalten kann, war da. Frau Bétizeau übernahm die Projektverantwortung für die Suche nach der neuen Lösung und wünschte sich „ein Tool welches uns erlaubt, intern im Team die Zusammenarbeit einfacher zu gestalten und die Prozesse bestmöglich zu automatisieren“.

deskOne mit einem individualisierten Portal

Die Velux Stiftung brachte die Kriterien eines Portals, Datenbank mit Adressmanagement, Effizienzgewinn und Cloud-Lösung – wobei die Daten in der Schweiz bleiben sollten – mit in die Entscheidungsfindung. ABF als etablierte Schweizer Firma und die stetige Weiterentwicklung der Software sprachen für die Entscheidung zu deskOne. „deskOne ist sehr anpassbar an Kundenbedürfnisse und eine umfassende Lösung. Alle Informationen zu einem Projekt sind zusammen mit den Dokumenten an einem Ort abgelegt“, erzählt Frau Bétizeau über den Entscheid für deskOne.
deskOne ist bei der Velux Stiftung mit einem individualisierten Portal im Einsatz. Das Portal, welches spezifisch für die Velux Stiftung entwickelt wurde, ist mit dem DMS-Teil für die interne Nutzung verknüpft. Der DMS-Teil umfasst u.a. die Datenbank, die Dokumentenverwaltung, das Adressmanagementsystem, die Prozessdefinierung und das finanzielle Monitoring von Projekten.

Und plötzlich ist alles einfach und effizient

Frau Bétizeau schwärmt von der neuen Arbeitsweise mit deskOne: „deskOne ist wahnsinnig schnell um an Informationen zu kommen, man muss sich nicht mehr durch die ganzen Ordner kämpfen. deskOne macht alles einfacher und nachvollziehbarer.“
Auch wenn die Umstellung auf eine komplett neue Lösung für das Velux Stiftung Team eine Herausforderung war, wurden alle gut in den Implementierungsprozess integriert und mit Schulungen bestens auf die neue Arbeitsweise vorbereitet. Nach zwei Wochen konnten die Mitarbeitenden bereits effizient mit deskOne arbeiten.
Die Arbeitsprozesse der Velux Stiftung wurden mit der Umstellung auf deskOne nicht nur effizienter, sondern im selben Zuge überarbeitet. Es war für die Velux Stiftung nicht bloss ein Wechsel auf eine neue Software, sondern eine Neu-Betrachtung des gesamten Gesuchprozesses. Die grosse Flexibilität von deskOne war für die neue Definition der Prozesse entscheidend. Mit der Gesucheingabe über das deskOne-Portal spart die Velux Stiftung einen guten Monat an Arbeitsstunden pro Jahr. Die Nachvollziehbarkeit, welche bei deskOne jederzeit abgebildet ist, trägt enorm zu diesem Effizienzgewinn bei.
Bei eingehenden Projektänderungen zu Zeiten vor deskOne waren sämtliche projektrelevanten Informationen an verschiedenen Orten verteilt und zuvor getroffene Entscheidungen waren für andere Teammitglieder oder einige Jahre später nicht mehr leicht nachvollziehbar. Heute sind in deskOne alle relevanten Dokumente mit den Aktivitäten verknüpft und die Entscheidungen können nachvollzogen werden. Die Dokumente sind archivsicher abgelegt und können mit den Informationen (Projekte, Prozesse, Aktivitäten etc.) zusammen verbunden werden.

Zufriedene Stimmen von Mitarbeitenden und Forschenden

Die Velux Stiftung freut sich über die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Forschenden, mit denen eine Zusammenarbeit besteht, sowie über die modernere und positivere Ausstrahlung der Stiftung gegen aussen. Die Rückmeldungen zum neuen deskOne Portal von den Begutachtenden waren bis anhin mehrheitlich positiv.
Seitdem die Lösung im Einsatz ist, kann Marion Bétizeau für die Velux Stiftung bestätigen: „Alle sind zufrieden mit der Lösung. Niemand würde zurück zum alten Zustand gehen.“ Durch die grosse Flexibilität von deskOne ist die Software sehr gut an die eigene Arbeitsweise anpassbar. „Ich kann meine Gadgets und Suchfelder individuell gestalten, das ist sehr praktisch und ich kann effizienter arbeiten“, so Frau Bétizeau über ihren neuen Arbeitsalltag mit deskOne. Beatrice Merkli, Office Manager bei der Velux Stiftung, freut sich auch über das neue Arbeiten: „Die Daten kommen direkt vom Portal und müssen nicht mehr selber eingetragen werden.“ Sehr zufrieden mit deskOne ist auch Kirstin Kopp, Associate Director bei der Velux Stiftung: „Wie die Informationen vernetzt und gestaltet werden können, ist sehr hilfreich.“

Die Zusammenarbeit mit ABF

Die offene Zusammenarbeit mit ABF und die rasche Herang hensweise an neue Lösungsvorschläge wurde von den Mitarbeitenden der Velux Stiftung sehr geschätzt.
Durch die technische Expertise und die stetige Offenheit für neue Vorschläge von ABF fühlte sich die Velux Stiftung gut beraten im Digitalisierungsprozess. „Wir wussten wie wir gerne arbeiten würden. ABF hat uns geholfen, dies zu übersetzen“, so Frau Bétizeau.

Mit deskOne gewappnet für die Zukunft

Für die Velux Stiftung ist die Digitalisierung ein Muss. Die Stiftung befindet sich in einem stetigen Verbesserungsprozess, dies bedeutet auch neue Abläufe und deskOne bietet genau darin die optimale Unterstützung. Frau Bétizeau blickt entspannt in die Zukunft: „Wir sind jetzt auf einem guten Weg und bereit, für was auch immer passiert.“